Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Postmottak og journalføring

Saksbehandler skal :

• Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrerte i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er stemplet og journalført.
• Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til journalføring.
• Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
• Gi beskjed til enhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• (Nye saknr. i sak/arkivsystemet tildeles av arkivtjenesten.)

Utsending/ekspedering og journalføring

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper/e-postkasser.

Saksbehandler skal generelt sørge for å :

• levere dokument som skal underskrives av andre til underskriver.
• få journalført egne utgående brev og interne notater – dvs. all sakspost som produseres/ sendes som ledd i saksbehandlingen.
• påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak/er ført på riktig sak.
• påse at egenprodusert gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel

Når saksbehandler ferdigstiller og ekspederer dokumenter selv skal :

• en kopi sendes til arkivlegging i saksmappen av alle brev og notater som produseres/ sendes. Dette gjelder også telefaks og e-post. Kopien(e) sendes umiddelbart til arkivtjenesten for journalføring og arkivering.

Når saksbehandler journalfører og ekspederer selv skal:

• kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivlegging (og kopi til kopibok om fritak ikke er innvilget). Disse reglene gjelder også telefaks og e-post.

Brev som arkivtjenesten skal ekspedere videre håndteres på følgende måte:

• Ved bruk av e-post: Saksbehandler er ansvarlig for å kontrollere at sakspost som blir sendt som e-post kommer frem til rette vedkommende (kvittering).
• Ved integrert bruk av e-post (dvs. hvor e-post systemet er koblet til virksomhetens Noark-baserte system) sikres den nødvendige registreringen i postjournalen automatisk.
• Ved ikke-integrert bruk av e-post finnes det tre alternative rutiner som sikrer registrering og arkivering:
  1. Dokumentet sendes til arkivet for registrering og ekspedering.
  2. Saksbehandler registrerer og ferdigstiller selv brevet i Noark-systemet før/når det ekspederes.
  3. Saksbehandler ekspederer selv dokumentet og sender kopi til arkivet for registrering.

MERK!

• Originalt brev med journalnr skal være signert og på papir med kommunevåpen.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. obs og forfallskontroll.
• Dersom ting skal gjøres annerledes, må arkivtjenesten få klar beskjed om dette.

Mer detaljerte rutinebeskrivelser for behandling og registrering av sakspost (link) finner du under daglige rutiner har i arkivplanen.

Utlån fra arkiv

• Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.