Kommunale arkiv som er skapt etter 01.01.1971 er åpne for innsyn etter reglene i offentlighetsloven. Disse reglene gjelder ikke for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men de skal likevel være retningsgivende for innsyn i slike arkiver. Etter forvaltningsloven gjelder regelen om partsinnsyn, dvs. at en part i en forvaltningssak har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Denne retten gjelder uavgrenset i tid.

Innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Taushetsplikten gjelder for "noens personlige forhold", tekniske innretninger og framgangsmåter og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som har taushetsplikt på respektive 80 år og 100 år.

Innsynsretten gjelder heller ikke interne dokumenter (dvs. dokumenter som et organ, et underordnet organ eller særskilte sakkyndige har utarbeidet som en del av intern saksforberedelse), opplysninger som kan få følger for rikets sikkerhet, og opplysninger det er utilrådelig at en person får kjennskap til, av hensyn til egen helse og forholdet til personer som står vedkommende nær (slike opplysninger kan likevel gjøres kjent for fullmektig for den det gjelder).

Spørsmål om innsyn skal avgjøres ved hver enkelt forespørsel. Det skal være anledning til å be om innsyn i alle dokumenter, uavhengig av forhåndsklassering. Dersom man mottar en forespørsel om innsyn i et dokument som i utgangspunktet er unntatt offentligheten, skal man gjøre ei ny offentlighetsvurdering, ev. i samarbeid med saksbehandler.

Et vilkår for å få innsyn i arkivene er at brukeren identifiserer den aktuelle saken, f.eks. ved hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikke finnes detaljerte registre over arkivmaterialet, skal arkivleder undersøke om det inneholder opplysninger underlagt taushetsplikt før brukeren får tilgang. Det vil vanligvis ikke bli gitt innsyn i arkiver som er uordnet. Det er flere grunner til dette: Det vil være vanskelig å kontrollere om dokumenter som er underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige, det vil være vanskeligere å kontrollere at alt utlevert materiale blir tilbakelevert, og framfinning i slike arkiv vil som regel være urimelig arbeidskrevende. Uordnede arkiver må likevel aldri bli mer enn en midlertidig begrunnelse for manglende innsynsrett, jf. Arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Forskere - dvs. personer med vitenskapelig stilling innenfor relevant fagområde, eller en person under veiledning av en med en slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt taushetsplikt etter vedtak av arkivleder etter samråd med vedkommende fagenhet. Den som ønsker innsyn må selv søke kommunen om innsyn.

Innsyn i papirbaserte originaldokumenter skal foregå under tilsyn, elles skal ein gi innsyn i kopier eller elektroniske versjoner. Kopiering av dokumenter skal skje vederlagsfritt.

Det skal praktiseres meroffentlighet i NN kommune. Det vil si at man skal vurdere om det bør gis innsyn i hele eller deler av dokumentet selv om det kan unntas. (Ofl. § 11). Man skal ikke vurdere meroffentlighet for opplysninger som er underlagt taushetsplikt.

Dersom det blir gitt avslag på krav om innsyn, skal avslaget grunngis med lovhjemmel. Dersom dokumentet/ journalposten blir skjermet eller unntatt med hjemmel i Ofl. § 13, skal det vises til den lovbestemmelsen som gir grunnlag for taushetsplikt(f.eks. Fvl. § 13-1 eller 13-2). Det er i utgangspunktet bare opplysningene i dokumentet som er underlagt taushetsplikt som skal unntas.

Forespørsel om innsyn skal som regel være skriftlig. Søknaden skal inneholde:

• informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger en vil ha innsyn i
• opplysninger om formålet med innsynet
• skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen
• hjemmel for innsyn, når den som krever innsyn mener å ha rettslig krav på opplysningene

Arkivmateriale som det er gitt innsyn i, må benyttes på den plassen arkivbrukeren er blitt anvist. Det er ikke anledning til å låne arkivmateriale ut av kommunehuset. Før en får tilgang til materialet, skal arkivbrukeren skrive under en erklæring om at han/hun er kjent med gjeldende regler for bruk av arkivmaterialet.

Depot-tjenesten er ansvarlig for at materialet blir satt på rett plass etter bruk.

Partsinnsyn

Forvaltningsloven regulerer retten til innsyn for part i sak. Part i sak er definert som en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjeld (Fvl. § 2-e). Den som er part i sak der det blir gjort enkeltvedtak har ofte behov for å gjøre seg kjent med dokumentene i saken. Hovedregelen er at part i sak har rett til innsyn i saksdokument (§ 18, 1. ledd). Man må ha hjemmel for å nekte part rett til innsyn. Hjemmel finner man i § 18, 2. ledd, som gir tilgang til å nekte innsyn i dokument utarbeidd for organets interne saksforberedelse, eller i § 19 som innskrenker tilgangen til å kreve innsyn i visse opplysinger.

I § 20 er det regler for hvordan dokumentene skal gjøres tilgjengelige for parten.

Dersom parten blir nektet innsyn kan vedkommende klage etter reglene i Fvl. § 21.

Innsyn i personopplysningar

Forespørsel om innsyn i personopplysninger er regulert av personopplysningsloven. Forespørselen skal ikke forvaltes av arkivtjenesten. Det er leder for den aktuelle enheten som skal forvalte innsynet her. Innsynet skal forvaltes i tråd med personopplysningsloven med forskrifter.